Taloushallinnon ulkoistaminen
– miten valita
hyvä tilitoimisto?
Pohtiessasi taloushallinnon ulkoistamista ensimmäistä kertaa tai suunnitellessasi tilitoimiston vaihtoa, huomio kannattaa kiinnittää tärkeimpiin tilitoimiston palvelua määrittäviin laatutekijöihin. Kerromme niistä lisää seuraavassa.
Nimetty vastuuhenkilö:
Jos tilitoimistolla on tarjota sinulle nimetty osaaja, joka tarkastaa kirjanpidon oikeellisuuden ja vastaa myös palkanlaskennasta, on sinulla käytössäsi henkilö, joka tietää kysyttäessä kaiken tarpeellisen yrityksesi taloudesta.
Modernissa, sähköiseen taloushallintoon keskittyvässä tilitoimistossa tulisi olla töissä vain vankkoja talouspäällikkötyyppisiä osaajia; ei siis tallentajia tai harjoittelijoita.
Tehokkuus ja huolenpito:
Jotkut tilitoimistot keskittyvät sisäisten prosessien viilaamiseen siten, että tietyt kirjanpitäjät hoitavat vain ostolaskuja, toiset myyntilaskuja, kolmannet maksuja, neljännet tiliöintejä, viidennet pääkirjanpitoa, kuudennet palkkoja jne. Tällaisissa tilanteissa kukaan ei hallitse kokonaisuutta ja kun soitat tiedustellaksesi jotain tiettyä yksityiskohtaa, soitat luultavasti väärään paikkaan kysymyksinesi. Toki prosessiteholla on merkitystä, jos ostolaskujen määrä on tuhansia kuukaudessa, mutta se onkin jo toinen juttu.
Jos yrityksesi on pk-yritys, niin tilitoimistosi sinulle nimeämä, osaava ja pysyvä henkilökohtainen vastuuhenkilö merkitsee sinulle paljon enemmän kuin esimerkiksi työn tuntihinta tai näennäinen prosessin teho.
Tarjouksen pyytäminen:
Kun pyydät tarjousta taloushallinnon palveluista, niin kiinnitä huomiota siihen, saatko arvion kokonaiskustannuksista vaiko vain á-hintoja.
Käytettävillä tietojärjestelmillä on myös suuri merkitys – saatko hyvän ja reaaliaikaisen näkymän yrityksesi talouteen kätevästi millä tahansa nettiselaimella ja tabletillakin? Vai tarjotaanko sinulle vanhan sovelluksen päälle liimattua näkymää vain ostolaskuihin – vai eikö sitäkään? Eli selvitä, onko kyseessä nykyaikainen pilvipalvelukokonaisuus hyvine liittymineen vai tekohengitetty erillissovellus.
Ja selvitä myös, mitä ’lisäpalvelut’ ja ’lisäsovellukset’ saattaisivat maksaa.
Osaaminen ratkaisee:
Huolehdi siitä, että tilitoimisto hallitsee käyttämänsä järjestelmät. Sellainen tilitoimisto osaa sekä kouluttaa sinut järjestelmän käyttöön että kertoa sinulle, miten saat järjestelmästä parhaan hyödyn irti. On tärkeää, että saat avun järjestelmän käyttöön suoraan samalta henkilöltä, joka hoitaa kirjanpitosi ja palkanlaskentasi, ettet joudu jonottamaan järjestelmätoimittajan pakeille aina, kun mieleesi juolahtaa kysymys. Kannattaa myös selvittää, että onko sinulle tarjottu järjestelmä kyseiselle tilitoimistolle vain yksi työkalu muiden joukossa vai sellainen, joka on strategisesti valittu ensisijaiseksi palveluvälineeksi.
Varmistu siis aikomasi tilitoimiston työtavoista (asiakaskeskeinen vai prosessiorganisaatio), henkilöstön osaamisesta ja käytössä olevista järjestelmistä. Pyydä tilitoimistoa kertomaan referenssejä nykyisistä asiakkaistaan ja soita heille; saat lahjomattomat kommentit yhteistyön sujuvuudesta tilitoimiston kanssa. Pohdi lisäksi, pystyykö tilitoimistosi kasvamaan yrityksesi kanssa.