Toimimaton yhteistyö pakotti espoolaisyritys M3 Groupin etsimään uutta tilitoimistoa. Mertaoja vakuutti yrityksen näkemyksellisyydellään ja vankalla ammattitaidollaan. Tilitoimiston vaihtamisen helppous yllätti M3 Groupin toimitusjohtaja Harri Lapin.

Espoolaisyritys M3 Groupin toimitusjohtaja Harri Lappi on tyytyväinen mies. Taloushallinto hoituu kuten pitää ja kirjanpitäjään saa yhteyden aina tarvittaessa.

Ne ovat vähimmäisvaatimuksia tilitoimistolle, mutta eivät koskaan itsestäänselvyyksiä, tietää Lappi.

M3 Group siirtyi Mertaojan asiakkaaksi keväällä 2022. Tilitoimiston vaihdos uuteen sujui yllättävän ketterästi, toimitusjohtaja ihmettelee.

-Oli yllättävää, miten helppoa tilitoimiston vaihto oli. Käytännössä vaihdos tehtiin niin, että Procountorin pääkäyttäjien nimet vaihdettiin ja uudelle kirjanpitäjälle annettiin valtuudet hoitaa yrityksen asioita suoraan verottajan kanssa. Vaihdos tapahtui näppärästi Mertaojan avulla, Harri Lappi kertoo.

Todellinen tarve ajoi kirjanpitäjän vaihtamiseen

Myynnin kehittämiseen keskittyvän M3 Groupin tilitoimistotarpeet on täytetty kuluvana vuonna jouhevasti. Vielä viime vuonna asiat olivat toisin.

Vuonna 2015 perustetulla M3 Groupilla oli toimintansa alkuvuosina erinomainen tilitoimisto apunaan. Yhteistyö yrityksen kanssa oli niin sujuvaa, ettei sitä olisi haluttu lopettaa lainkaan. Asiakassuhde kuitenkin loppui tilitoimiston rajattua toimintaansa vain oman konserninsa sisälle.

Uutta tilitoimistoa tarvittiin ja se valittiin lopulta suosituksen perusteella. Tilitoimisto oli aiemmin ollut oman alansa parhaimmistoa, mutta asiakaskokemus ei lopulta yltänyt suositusten asettamalle odotustasolle. Ilmeisesti resurssipulan ja koronamurroksen kourissa olleelta tilitoimistolta alkoi jäädä asioita hoitamatta.

-Verottajalta alkoi tulla muistutuksia, ettei tiettyjä asioita ollut hoidettu ajoissa. Meille ei ollut koskaan tullut vastaavanlaisia asioita tietoomme, mutta yhtäkkiä muistutuksia alkoi tulla säännöllisesti, Harri Lappi muistelee.

Takkuilevaa yhteistyötä yritettiin korjata kirjanpitäjää vaihtamalla.

-Lopulta pyysimme tilitoimistoa vaihtamaan kirjanpitäjäämme. Keskustelu kirjanpitäjän vaihtamisesta kuitenkin unohtui. Häntä ei vaihdettu eikä asiaan koskaan palattu. En tiedä mitä tapahtui. Lopulta meille riitti, Lappi kertoo.

Onneksi käänne parempaan oli tulossa.

Procountor oli edellytys uudelle tilitoimistolle

Korvaavan tilitoimiston etsintä käynnistyi. M3 Group halusi siirtyä sähköiseen taloushallintoon, ja tulevan tilitoimiston kriteeriksi asetettiin Procountor-osaaminen.

-Kuulimme, että Mertaoja on Procountor-tilitoimistojen ykkönen, Harri Lappi kertoo.

Uuden tilitoimiston valintaprosessin loppusuoralla oli kaksi toimistoa, joiden edustajat Harri Lappi kollegoineen tapasi. Mertaojalta tapaamiseen saapuivat Mertaojan perustaja Lauri Mertaoja ja toimitusjohtaja Ilkka Haavisto. Yrityksen johdon tapaaminen teki vaikutuksen Lappiin.

-Ounastelimme tulevia muutoksia yrityksessämme ja Mertaoja pystyi heti kertomaan näkemyksensä siitä, miten meidän kannattaisi edetä. Lisävauhtia tilitoimiston valinnalle antoi seuraava palaveri, jossa tapasimme kaikki asiakkuuden avainhenkilöt. Se sinetöi vaihtamisemme Mertaojalle.

Tapaamiseen osallistuivat M3 Groupin nykyisen asiakasvastuullisen talouspäällikön Marjo Räsäsen lisäksi Ilkka Haavisto, palvelujohtaja Maija Salo ja liiketoiminnan kehitysjohtaja Tuomo Kukkamäki.

-Kaikkien avainhenkilöiden tapaaminen oli hyvä alku, joka kertoo paljon Mertaojan kapasiteetista tehdä asioita. Mertaojan tapa kommunikoida ja tuoda itseään ja toimintaansa esille on raikas tuulahdus alalla. Jotkut yritykset ovat moderneja ja eteenpäin katsovia. Mertaoja on sellainen, Harri Lappi miettii.

Oman talouspäällikön Marjo Räsäsen monipuolinen osaaminen tuli M3 Groupin toimitusjohtajalle positiivisena yllätyksenä.

-Saimme kirjanpitäjäksemme taloushallinnon asiantuntijan, joka on paitsi liiketalouden tradenomi ja KLT, niin myös juristi. Sellaista osaajaa ei ihan kaikista tilitoimistoista löydy! toimitusjohtaja Harri Lappi ylistää.

Moni vatvoo tilitoimiston vaihtamista liian kauan – turhaan

Ajatus tilitoimiston vaihtamisesta voi tuntua raskaalta. Harri Lappi kehottaa kuitenkin vaihtamaan kumppania, jos yhteistyö ei suju. Uuden tilitoimiston etsiminen ja itselle oikean löytäminen ei suinkaan ole helppoa eikä nopeaa.

-Tilitoimiston vaihtaminen herättää huolta. Ehdokkaiden etsiminen ja jututtaminen vievät energiaa eikä sitä tee huvikseen, M3 Groupin toimitusjohtaja Harri Lappi linjaa.

Lapin mielestä tärkeintä yhteistyössä on luottamus.

-Luottamus pitää sisällään paljon asioita – paitsi toki itse talousasiat, mutta myös luottamuksen ihmiseen. Ihmiset tekevät virheitä, eikä luottamus muutamaan virheeseen kaadu. Kysymys onkin siitä, miten asiat hoidetaan, kun virheitä tulee, Lappi sanoo.

Mertaojan Marjo Räsänen on huomioinut työssään Harri Lapin ja kollegoidensa aiemmat huonot tilitoimistokokemukset. Aiemmin koettu luottamuspula on saattanut tehdä asiakkaan varautuneeksi. Luottamuksen kasvattaminen vaatii aikaa – ja erityistä huomiota uudelta kirjanpitäjältä.

-Jos asiakkaan taustalla on epäluottamusta, on hyvä käydä läpi, mitä on aiemmin tehty ja korjata mahdollisesti virheellisesti hoidetut asiat. Aktiivinen kommunikointi ja yhteydenpito on tärkeää, jotta luottamus pääsee rakentumaan, Marjo Räsänen sanoo.

Räätälöimme yhteistyön tarpeidesi mukaisesti.