Palkan-
laskenta
palveluna

Hoitaako palkanlaskenta itse?

Yrityksen ei kannata hoitaa palkanlaskentaa itse; siihen on monta syytä. Jos palkkaa maksetaan muillekin kuin vain yrittäjälle itselleen, niin palkanlaskennan virheettömyys, oikea-aikaisuus ja lainmukaisuus nousevat esiin tärkeinä tekijöinä. Samoin turva siitä, että mahdollisissa sairaustapauksissa varahenkilö on heti saatavilla eikä palkanlaskentaan tule häiriöitä.

Millaista on nykyaikainen palkanlaskenta?

Nykyaikainen palkanlaskenta perustuu sähköisiin toimintamalleihin ja haluttuun itsepalveluasteeseen. Palkkaprosessin kartoittaminen ja yhteisten toimintatapojen sopiminen ovat ensiarvoisen tärkeitä yhteistyön alkaessa ja toiminnan muutoskohdissa.

Palkanlaskenta tilitoimistolle?

Kun palkanlaskenta sekä kirjanpito hoituvat samassa tilitoimistossa ja mieluiten jopa yhden saman henkilön toimesta, on toiminta tehokkainta. Yksi sama henkilö osaa vastata kaikkiin talous- ja palkkahallinnon kysymyksiin ilman pallottelua eri osastojen toimipaikkojen välillä. Ja tällaiselle taloushallinnon monitaiturille tulee automaattisesti hyvä kokonaiskuva yrityksen tilanteesta ja mahdollisista toiminnan kehittämistarpeista.

Yrityksen toiminnan kasvaessa satoihin palkansaajiin ja satoihin kuukausittaisiin tositteisiin on järkevää luoda toimivat ja tiivis asiakaspalvelutiimi asiakkuutta hoitamaan.

Mitä palkanlaskentaan ja palkkapalveluun kuuluu?

Palkanlaskentaan liittyy myös lukuisa määrä sääntöjä ja viranomaisilmoituksia, jotka on hoidettava ajallaan ja määrämuotoisesti. Myöhästymiset ja virheellinen sisältö viranomaisilmoituksissa voi tulla kalliiksi – ja niistä murehtiminen on aivan turhaa yrittäjälle.

Palkanlaskenta ja laajemminkin yrityksen työnantajavelvoitteiden hoitaminen on aivan oma suonsa, joka kannattaa antaa alan ammattilaisen hoidettavaksi.

Millainen on hyvä palkanlaskentakumppani?

Osaava palkanlaskennan kumppani opastaa proaktiivisesti yrityksen elinkaaren eri vaiheissa. Työntekijämäärän kasvaessa kahteen, yli kymmeneen, kolmeenkymmeneen henkilöön ja tämä yli, erilaiset säännökset muuttuvat ja yritykselle tulee uusia velvoitteita. Hyvä palkanlaskennan kumppani on kartalla työsuojelun toimintaohjelman, työterveyshuollon, tasa-arvosuunnitelman ja muun muassa työaikakirjapidon toimeenpanosta.

Monille on tullut yllätyksenä, että jopa nykyaikaisissa it-alan konsulttiyrityksissä tarvitaan työaikakirjanpitoa ja esimerkiksi tasa-arvosuunnitelma, kun yritys kasvaa. Nämä eivät ole myöskään vapaaehtoisia vaan pakollisia toimia. Palkanlaskennan ja henkilöhallinnon määräykset ovat olleet viime vuosina jatkuvassa muutoksessa. Hyvä palkanlaskennan kumppani ohjaa yritystä täyttämään lain ja hyvän työnantajan vaatimukset kiireisinäkin aikoina.

Mitä palkanlaskenta maksaa?

Palkanlaskennan hinnoittelu perustuu usein sekä palkkalaskelmakohtaiseen hintaan että mahdollisten lisätöiden hintoihin. Esimerkiksi lopputilit ja uuden palkansaajan perustaminen saattavat olla joko perushintaan kuuluvia tai lisäveloituksellisia palveluita.

Hintaan vaikuttaa oleellisesti myös se, miten palkkatiedot toimitetaan palkanlaskentaan: tiedot saattavat tulla pahimmillaan paperilla yksitellen tai parhaimmillaan tuntikirjausohjelmasta TES-tulkittuina suoraan palkkaohjelmaan. Käsityön määrä ja automaatioaste vaihtelee suuresti yrityksittäin.

Palkanlaskennan aikataulut?

Palkanlaskennassa on myös tärkeää, että palkanlaskijalle jää riittävästi aikaa suorittaa työnsä hyvin ja kiireettä. Yhteisten aikataulujen sopiminen ja niiden noudattaminen helpottavat kaikkien työtä ja alentavat palvelun kustannuksia. Kannattaa laatia yhteinen vuosikello.

Kirjanpito ja palkanlaskenta

Palkanlaskenta liittyy myös saumattomasti yrityksen muuhun taloushallintoon kuten kirjanpitoon: parhaimmillaan palkat kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon oikeille tileille ja kustannuspaikoille. Lisäksi mahdollinen lomapalkkavelka kirjataan heti yrityksen tulokseen, jotta vältytään ikäviltä yllätyksiltä tilinpäätöstä tehdessä. Lomapäivien seurannasta ja poissaolojen raportoinnista on myös tärkeää sopia tilitoimiston kanssa.

Palkkalaskelmat ja tietoturva

Palkkalaskelmat ovat kätevintä toimittaa työntekijöiden älypuhelimeen katsottavaksi; tai sitten pankin järjestelmään. Tämän pitäisi olla itsestäänselvyys nykyaikaisessa palkanlaskentaympäristössä. Tietoturvasyistä palkkalaskelmien ja palkkatietojen lähettämistä tavallisella sähköpostilla ei enää suosita, vaan siihen on tarjolla kätevämpiä ja turvallisempia toimintatapoja.